Velen zijn de afgelopen periode beduidend meer vanuit huis gaan werken. Dit heeft voordelen, maar ook nadelen. Sommige zijn het overzicht verloren, doordat ze thuis niet over dezelfde informatie beschikken om de bedrijfsprocessen in goede banen te kunnen leiden. Anderen realiseren zich dat de onderneming nooit een kwalitatief informatie management-systeem heeft gehad, waardoor het monitoren van processen een stuk lastiger en tijdrovender is.
Het opzetten van een goed functionerend softwaresysteem voor informatiemanagement wordt steeds belangrijker. Mede doordat bedrijven aan veel wetten en regelgevingen moeten voldoen, waarbij een hoop papierwerk en registratiewerk komt kijken. Met behulp van een kwaliteitsmanagementsysteem wordt het makkelijker om processen te monitoren en de juiste data te registreren, om zodoende de kwaliteit van je bedrijf te kunnen waarborgen.
Voordelen van een software systeem op maat
Ook voor het verkrijgen en behouden van een kwaliteitscertificaat is het noodzakelijk om allerlei belangrijke informatie over de bedrijfsvoering te registreren. Elk bedrijf heeft andere behoeftes als het gaat om het type informatie dat ze willen verzamelen.
Een goed managementsysteem houdt ook rekening met zaken als bedrijfscultuur, de praktische uitvoering van processen en doelstellingen/speerpunten. Daarom is het belangrijk om een kwaliteitsmanagementsysteem op maat te hebben.
Zodoende kan de efficiëntie verhoogt worden, maar ook de kwaliteit. Want dergelijke software maakt ook inzichtelijk welke problemen en knelpunten er binnen een bedrijf voordoen. Bovendien wordt de informatie van verschillende afdelingen direct inzichtelijk op één centrale plek. Zodoende kan miscommunicatie worden voorkomen en kan er sneller worden geanticipeerd op de situatie.
Zo’n softwarepakket leent zich ook uitstekend voor het monitoren van processen door belangrijke registraties systematisch bij te houden. Denk daarbij aan het invullen een online formulieren en digitale checklisten, die op maat voor het bedrijf zijn gemaakt. Het management krijgt daarbij de beschikking over real-time overzichten en grafieken, die kunnen helpen om de bedrijfsvoering te optimaliseren.
Uiteraard kunnen er tal van opties aan worden toegevoegd, zoals ingebouwde checks of een automatische waarschuwing wanneer de ingegeven informatie niet binnen een bepaalde norm valt – die vooraf binnen het computersysteem is gedefinieerd.
De softwarepakketten zijn doorgaans erg uitgebreid en door meerdere gebruikers binnen de onderneming te gebruiken. De rechten kunnen per gebruiker worden ingesteld. Het is uiteraard van belang dat er ook een administrator wordt toegewezen, die als enige de mogelijkheid heeft om functies en rechten te veranderen/toevoegen/verwijderen.
Een goed managementsysteem neemt werk uit handen, in plaats van dat het werk oplevert. Een juiste implementatie is daarbij essentieel. Daarom is het raadzaam professioneel advies in te winnen, zodat jouw wensen op de juiste wijze vertaalt kunnen worden naar de vele mogelijkheden die er voorhanden zijn.
Advertentie
